RPA導入による業務効率化

米澤様　

属人的に仕事を頼ってしまっている状況が一番大きな問題でした。私たちの部署は多くのデータを扱う業務を行っており、これらを完全にアナログで、エクセルやアクセスなどを使って個々に処理していました。

その結果、業務が属人化し、成果を安定して維持するのが難しくなっていました。足元は何とか回せていましたが、将来を考えると不安があり、この点においては、今後数年間の課題になると感じていました。

ニッセン　

業務の中でどのような課題があったか、具体的な事例があれば教えていただけますか？

米澤様　

例えば、10年、20年のベテラン社員でしかデータを作成できない業務がありました。新人では、そのデータを作成できず、完成するまで何もすることがないという待ち時間も発生していたことも問題でした。

本来であれば、そういった空き時間を作ることはありえないと思いますが、特定の担当にしかできない仕事が集中してしまい、業務格差が生まれていました。結果として、対応ができる人へ業務が集中し、その人だけが業務が逼迫してしまう状況でした。

保科様　

また全体的に生産性を上げようとしたときに、万遍なく業務をさせたいのに、それが叶わないというのは大きな課題でした。

また、属人化してしまうことによって、本来毎日できる作業が毎日処理されず、1週間、2週間、さらには1ヶ月も溜めてしまうことがありました。その結果、残業が発生し、バランスよく仕事をすることができていませんでした。

そのため、残業などの固定費が増加し、人を効率よく使えていないことでコスト負担も増えるという問題も顕在化していました。さらに人も育っていかない環境になっていたことも大きな問題だと捉えていました。

米澤様　

そうですね。このような課題解決のため、情報を集めRPAを自社にも導入できないかとシステム担当者と話しながら進めていました。

当初、どのように導入するのが良いのか、導入時のリスクは何なのかを調べながら進めていました。

RPA（ロボットによる業務自動化システム） 各企業の導入の目的 企業がRPAを導入する主な理由は、業務効率向上とコスト削減です。RPAは定型作業を自動化し、人為ミスを減らし、迅速かつ正確に処理します。従業員はより価値の高い業務に集中でき、24時間稼働で生産性も向上します。これにより、競争力と顧客満足度が向上します。 ニッセン社内でも多くの固定費削減と生産性の改善を実現しています。

米澤様　

他社様からもRPAや新しいシステムの提案をいただきましたが、まず御社のお見積りが、大変検討しやすく、即決できる内容でした。

さらに長年弊社の業務を担当していただいていたこともあり、ファイテンを理解しているメンバーが御社にいるという点も大きな決め手になりました。

遠藤様

他社様の場合、見積もりを頂戴する前準備が必要でした。提出物等、こちら側が用意しなければならないことが非常に多く、その準備の余力がない状態で。

御社のように実際に、エンジニアの方が現場を見ていただける先は少なかったです。

また個人レベルのやりたいことをお伝えすると、それならこういうことができます、このような方法ならできますということをその場その場で回答いただけたのが、非常に心強かったですし、提案段階からそのように伴走いただけたことが非常に良かったですね。

RPAがまだよくわかっていない状態で、思っていることを口に出していいものかもわからなかったのですが、それも含めて受け入れてくださったのが、安心できました。

米澤様

前向きに何でも検討していただけたのが非常に心地よかったです。「何でもやります、何でも言ってください」という姿勢が素晴らしかった。

他社様では、こちらが資料を提出したり、調べたりすることが多く、新しいシステムを導入する際も遅く感じることがありました。

御社は、こちらが回答が出せなくても、積極的に聞きに来てくれる姿勢が非常に助かりました。我々が気づいていない点に気づかせていただき、改善案を提案していただけました。

我々の業務の特徴を考慮し、「こういう組み方をしているのであれば、ここもいける、あそこもいける」といったイメージを膨らませていただきました。そういった提案や情報をいただけたことが非常にありがたかったですね。

遠藤様

私たちが現実的に無理かなと思ったことも、具体的なイメージを持たせて「こうすればできると思います」と言ってくださったことで、非常にやりたいという気持ちになりました。

それが大きな後押しにもなりました。

米澤様　

当初は、会社としてRPA導入を大きな判断になると考えていましたが、まず全社としてではなく、我々の部署内で作業効率を上げることを目的としていたこともあったため、費用負担も少なく、決定までの苦労はなかったですね。

| 実際、コスト削減等、どのような効果がございましたか？

保科様　

現状では、2.5名ほど人員が減った中でRPAを導入し、業務を回せているという実績があります。

さらに、RPAが稼働していることで、業務の精度も上がっています。人員補充がない中でRPAを導入したことで稼働を維持し、さらに業務が効率化されているところも大きいですね。

遠藤様

人の手で作業を行うためにミスが長年なくならない、ミスにも気づきにくいというという課題がありましたがRPAを導入したことで、ミスや処理漏れ、確認漏れが極限まで減少しました。これにより、社内外の信頼性も高まっていくのではないかと期待しています。

ニッセン

今回のRPA導入は、社内でどのように浸透させておられるか教えていただけますか？

米澤様

他部署のミーティングに出るたびに、RPAの効果を伝えていたので、他のメンバーからもRPAの話がよく出るようになりました。

一年前と比べると、RPAの話題が増えましたし、営業担当の近藤さんにも一度、他部署のメンバーの前でお話ししていただいた時もありましたので、確実に社内でも興味を持ってくれるメンバーが増えていると思います。

米澤様

今後もRPAを積極的に導入を進めていきたいと考えています。まだまだ手作業で行っている業務が多数ありますので、効率化を図り、適材適所で有効活用していきたいと考えています。

これからも、社内のRPA導入のトップバッターとしてどんどん前に進め、社内に浸透させていければと思っていますので、よろしくお願いします。

保科様

いろいろな業務を御社にお願いしている中で、さらにRPAを導入できる業務があれば、教えていただきたいです。まだまだ御社にお願いしたい業務が控えていますので、RPAだけでなく、お客様対応の部分でも力を貸していただければと思っています。これからもよろしくお願いします。

遠藤様

当時はRPAについてあまり詳しくなく、便利なものがあるな程度に思っていました。しかし、御社で導入していただいて初めて、その良さを実感しました。また、御社の手厚いサポートもあり、導入を決めて本当に良かったと思っています。今後ともよろしくお願いいたします。

ファイテン株式会社 【企業理念】すべての人の 『ボディケアカンパニー』へ 所在地：〒604-8152 京都府京都市中京区手洗水町６７８錦小路角 事業概要：化粧品・医薬部外品・医療機器の製造・販売、スポーツ関連商品・健康食品・健康グッズ等の製造・販売、不動産事業 URL：https://www.phiten.com/

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